1. Заява на ім’я голови спеціалізованої вченої ради про прийняття дисертації до розгляду, в якій необхідно зазначити, чи вперше захищається ця дисертація (пишеться в раді).

2. Клопотання–характеристика керівника відповідного державного органу, якщо здобувач наукового ступеня обіймає посаду державного службовця.

3. Ксерокопія першої сторінки паспорта здобувача (2 примірники).

4. Особова картка (форма П–2ДС), затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.95 № 343, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.12.95 за № 484/1020, з відомостями станом на час подання документів до спеціалізованої вченої ради, засвідчена підписом керівника кадрової служби та печаткою за основним місцем роботи, з фотокарткою, на якій проставлена печатка цієї установи (2 примірники).

5. Копія диплома магістра (спеціаліста) (2 примірники).

У разі якщо документ про вищу освіту виданий навчальним закладом іноземної держави, то додатково надаються переклад документа українською мовою, засвідчений нотаріально, та копія довідки про визнання іноземного документа про освіту, виданої МОН України (2 примірники).

Копія свідоцтва про зміну імені (2 примірники) (у разі зміни здобувачем імені).

6. Посвідчення про складання кандидатських іспитів за формою, визначеною Положенням про підготовку науково–педагогічних і наукових кадрів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 01.03.99 № 309 (оригінал та ксерокопія).

7. Витяг з наказу про зарахування до аспірантури, засвідчений в установленому порядку, у випадку якщо здобувач наукового ступеня кандидата наук навчався в аспірантурі (2 примірники).

8. Копія диплому про науковий ступінь кандидата наук для здобувачів наукового ступеня доктора наук (2 примірники).

У разі якщо документ про науковий ступінь виданий уповноваженим органом іноземної держави, з якою підписана міжнародна угода про взаємовизнання документів про наукові ступені, і легалізований, якщо інше не передбачено міжнародними угодами та конвенціями, то додатково подають переклад документа українською мовою, нотаріально засвідчений (для іноземців).

9. Висновок про наукову і практичну цінність дисертації, виданий організацією, де виконувалася дисертація або до якої був прикріплений здобувач (2 примірники).

Висновок оформлюється як витяг з протоколу засідання кафедри (міжкафедрального семінару), лабораторії, відділу, підписується завідувачем кафедри (керівником семінару), лабораторії, відділу, як правило, доктором наук, затверджується керівником наукової установи, вищого навчального закладу і скріплюється печаткою. У висновку поряд з іншими аспектами характеристики дисертації та особистості здобувача має бути зазначено, ким і коли була затверджена тема дисертації, визначено конкретний персональний внесок здобувача до всіх наукових праць, опублікованих із співавторами.

Висновок чинний протягом одного року з дня його затвердження до моменту подання дисертації до розгляду у спеціалізовану вчену раду.

10. Відгук наукового керівника (наукового консультанта) з оцінкою здобувача та його роботи у процесі підготовки дисертації, засвідчений печаткою за основним місцем роботи наукового керівника (наукового консультанта).

11. Згода на збір та обробку персональних даних.

Оригінали документів, копії яких подаються до спеціалізованої вченої ради відповідно до цього переліку, пред’являються у спеціалізовану вчену раду і після прийняття заяви повертаються здобувачу.

До документів додаються:

• дисертація, оформлена згідно зі встановленими вимогами, у кількості примірників, переплетених і підписаних автором, необхідних для передавання на зберігання до Національної бібліотеки України ім. В.І.Вернадського НАН України, до бібліотеки наукової установи, вищого навчального закладу, де утворено спеціалізовану вчену раду, та для відправки опонентам (подається у 4-х примірниках);

• автореферат дисертації, оформлений згідно зі встановленими вимогами та підписаний автором на обкладинці (подається у 4-х примірниках);

• монографії, авторські свідоцтва (копії), статті (копії), друковані тези, доповіді та інші матеріали наукових конференцій, конгресів, симпозіумів, семінарів, шкіл (копії), перераховані в авторефераті. У випадку подання копій наукових праць на них повинні бути зазначені точні і повні вихідні дані відповідних видань. Копії наукових праць подають на паперовому носії і засвідчують підписом вченого секретаря;

• автореферат захищеної здобувачем кандидатської дисертації (для здобувачів наукового ступеня доктора наук);

• примірник захищеної кандидатської дисертації (для здобувачів наукового ступеня доктора наук);

• компакт–диск типу CD-R (CD-RW) / DVD-R (DVD-RW), на якому міститься файл з текстом автореферату. Ім’я файла — aref.doc (2 примірники);

• компакт–диск, на якому міститься файл з текстом дисертації. Ім’я файла — dis.doc (2 примірники);

• клопотання керівництва установи, де працює здобувач наукового ступеня, на ім’я голови спеціалізованої вченої ради щодо прийняття дисертації до розгляду (для здобувачів, які працюють поза Інститутом археології НАН України);

• список публікацій здобувача за темою дослідження (оформляється за формою — див. додаток 9 до наказу ВАК України від 19.07.2010 р. № 557). Відповідно до Вимог до оформлення дисертацій та авторефератів дисертацій (Бюлетень ВАК України, № 9–10, 2011 р.), список опублікованих праць за темою дисертації подається відповідно до вимог державного стандарту з обов’язковим наведенням прізвищ усіх співавторів. Праці розташовуються у такому порядку:

– наукові праці, в яких опубліковані основні наукові результати дисертації;
– опубліковані праці апробаційного характеру;
– опубліковані праці, які додатково відображають наукові результати дисертації.

Відповідно до пункту 12 Порядку присудження наукових ступенів «До опублікованих праць, які відображають основні наукові результати дисертації, з відповідної галузі науки належать: монографії; посібники (для дисертацій з педагогічних наук); статті у наукових, зокрема електронних, фахових виданнях України; статті у наукових періодичних виданнях інших держав з напряму, з якого підготовлено дисертацію.
Перелік наукових фахових видань України затверджується в установленому МОН порядку.
До опублікованих праць, які додатково відображають наукові результати дисертації, належать дипломи на відкриття; патенти і авторські свідоцтва на винаходи, державні стандарти, промислові зразки, алгоритми та програми, що пройшли експертизу на новизну; рукописи праць, депонованих в установах державної системи науково-технічної інформації та анотованих у наукових журналах; брошури, препринти; технологічні частини проектів на будівництво, розширення, реконструкцію та технічне переоснащення підприємств; інформаційні карти на нові матеріали, що внесені до державного банку даних; друковані тези, доповіді та інші матеріали наукових конференцій, конгресів, симпозіумів, семінарів, шкіл тощо.

Ксерокопії першої сторінки паспорта здобувача, диплома магістра (спеціаліста), свідоцтва про шлюб, а також монографії, авторські свідоцтва (копії), статті (копії), друковані тези, доповіді та інші матеріали наукових конференцій, конгресів, симпозіумів, семінарів, шкіл (копії), перераховані в авторефераті, засвідчуються вченим секретарем спеціалізованої вченої ради.

Важливо:

Рада приймає дисертацію для попереднього розгляду за наявності документів, визначених у переліку, і доручає комісії (не менше трьох осіб) з членів ради (фахівцям за профілем дисертації) подати висновок про науковий рівень дисертації, відповідність її профілю ради, про кількість і обсяг публікацій та про повноту опублікованих матеріалів дисертації, а також пропозиції щодо призначення офіційних опонентів, у тому числі іноземних фахівців з відповідної спеціальності, і на випадок разового захисту щодо поповнення ради науковцями відповідного профілю та щодо розсилання автореферату дисертації.

Рада приймає до розгляду докторську дисертацію не раніше ніж через два місяці, а кандидатську — не раніше ніж через місяць з дня розсилання виготовлювачами обов’язкових примірників видань, в яких опубліковано праці здобувача, що відображають основні результати дисертації.

Проходження документів у спеціалізованій вченій раді Д 26.234.01 при Інституті археології НАН України здійснюється у такі основні етапи:

Перший етап — подання документів до спеціалізованої вченої ради.
Другий етап — попередній розгляд.
Третій етап — підготовка до захисту.
Четвертий етап — захист.
П’ятий етап — підготовка атестаційних справ здобувача.

УВАГА! Вчений серетар та технічний секретар Спеціалізованої вченої ради у день захисту дисертацій з питань, що не стосуються порядку денного, не приймають та консультацій не надають!

Перший етап
(подання документів до спеціалізованої вченої ради)

Перед поданням документів до спеціалізованої вченої ради здобувачу необхідно ознайомитись із нормативно–правовими актами, які регламентують порядок присудження наукових ступенів (див. розділ Нормативні документи).

Перед поданням документів до Спеціалізованої вченої ради здобувач заповнює електронну таблицю здобувача та надсилає її ученому секретарю на електронну адресу, зазначену у таблиці.

Автореферат і дисертація, які подаються до спеціалізованої вченої ради, не повинні містити помилок та за оформленням повинні відповідати вимогам ДСТУ 3008–95.

На титульній сторінці одного з примірників автореферату має бути підпис наукового керівника (консультанта).

Дисертація подається до спеціалізованої вченої ради у зброшурованому вигляді у твердій палітурці темного кольору.

Автореферат подається до спеціалізованої вченої ради в елктронному варіанті та у вигляді роздруківки на листках формату А 4. Шрифт Times New Roman, Розмір шрифту 14 кегль, міжрядковий інтервал — 1, ліве і праве поля — 1,5 см, верхнє і нижнє поля — 2 см, кількість рядків на сторінку — 40–44. Обсяг автореферату (загальної характеристики роботи, основного змісту, висновків, списку опублікованих автором праць за темою дисертації) — 0,7–0,9 друкованих аркушів (28000–36000 знаків з урахуванням пробілів), що орієнтовно складає 17–20 сторінок для автореферату кандидатської дисертації, та обсягом 1,3–1,9 друкованих аркушів (52000–76000 знаків з урахуванням пробілів), що орієнтовно складає 31–46 сторінок для автореферату докторської дисертації. Тест обкладинки, списку опублікованих автором праць за темою дисертації та анотацій до обсягу автореферату не включаються. На останніх сторінках автореферату мають бути розміщені анотації українською, англійською та російською мовами, причому на вибір здобувача анотація англійською або російською мовою повинна бути розгорнутою обсягом до 2 сторінок машинописного тексту (до 5000 друкованих знаків) і містити інформацію про зміст та результати дисертаційної роботи, а дві інші обсягом до 0,5 сторінки машинописного тексту (до 1200 друкованих знаків) повинні бути ідентичні за змістом і містити стислу інформацію про дисертацію. ЕЛЕКТРОННИЙ ВАРІАНТ АВТОРЕФЕРАТА ПОВИНЕН ТОЧНО ВІДПОВІДАТИ ЗА ФОРМАТУВАННЯМ ТА РУБРИКАЦІЄЮ вимогам до оформленню автореферата.

Належним чином оформлені документи подаються вченому секретарю спеціалізованої вченої ради тільки після перевірки технічним секретарем.
Документи, що не відповідають вищевказаним вимогам, вченим секретарем не приймаються.

Другий етап
(попередній розгляд)

Після подання всіх документів на засідання спеціалізованої вченої ради виноситься питання про прийняття дисертації здобувача для попереднього розгляду.

Рада приймає до розгляду докторську дисертацію не раніше ніж через два місяці, а кандидатську — не раніше ніж через місяць з дня розсилання виготовлювачами обов'язкових примірників видань, в яких опубліковано праці здобувача, що відображають основні результати дисертації.

Рішення спеціалізованої вченої ради про прийняття дисертації для попереднього розгляду оформлюється відповідним протоколом. Приймаючи дисертації для попереднього розгляду спеціалізована вчена рада доручає комісії (не менше трьох осіб) з членів ради (фахівцям за профілем дисертації) подати висновок про науковий рівень дисертації (у 2-х примірниках), відповідність її профілю ради, про кількість і обсяг публікацій та про повноту опублікованих матеріалів дисертації, а також пропозиції щодо призначення офіційних опонентів, у тому числі іноземних фахівців з відповідної спеціальності, і на випадок разового захисту щодо поповнення ради науковцями відповідного профілю та щодо розсилання автореферату дисертації. Такий висновок готується у двох примірниках і повинен містити підписи всіх членів комісії.

Розглядаючи докторську дисертацію, комісія ради визначає, якою мірою в ній використані матеріали і висновки кандидатської дисертації здобувача.

Наукові положення і результати, які виносилися на захист у кандидатській дисертації, не можуть повторно виноситися на захист здобувачем наукового ступеня доктора наук у його докторській дисертації. Ці положення і результати можуть бути наведені лише в оглядовій частині докторської дисертації. Докторську дисертацію не може захищати здобувач, який не має наукового ступеня кандидата наук.

Комісія може залучати до підготовки проекту висновку фахівців кафедр, лабораторій та інших структурних підрозділів даної організації чи інших наукових установ. Комісія визначає фахові семінари для апробації дисертації.

Після передання позитивного висновку комісії про науковий рівень дисертації технічному або вченому секретарю на засідання спеціалізованої вченої ради виноситься питання прийняття дисертації до захисту.

До винесення питання про прийняття дисертації до захисту на засідання спеціалізованої вченої ради здобувач має узгодити текст автореферата і оформлення дисертації з вченим секретарем.

Попередній розгляд дисертацій у раді не повинен тривати понад два місяці для кандидатської і три місяці для докторської дисертації з дня подання документів.

Рада приймає дисертацію до захисту та призначає офіційних опонентів, затверджує додатковий список установ і організацій, до яких обов’язково надсилаються автореферати, дозволяє друкувати автореферат і за потреби порушує клопотання перед МОН України про додаткове введення в установленому порядку до складу ради науковців відповідного профілю.

Рішення ради про прийняття дисертації до захисту оформлюється протоколом.

Про прийняття дисертації до захисту рада надсилає до МОН України повідомлення, в якому зазначаються відомості про наукового керівника та призначених офіційних опонентів.

Повідомлення про захист докторських і кандидатських дисертацій публікуються в офіційному друкованому виданні МОН України — журналі «Спецвипуск газети Освіта України». З порядком подання повідомлень про захист дисертацій для публікації у «Спецвипуску газети «Освіта України» можна також ознайомитись на сайті: http://pedpresa.ua/app

Захист дисертації на здобуття наукового ступеня доктора чи кандидата наук проводиться не раніше ніж через місяць після опублікування такого повідомлення.

УВАГА! Забороняється усувати недоліки, виявлені у дисертації спеціалізованою вченою радою після прийняття її до захисту, та в авторефераті — після його розсилання.

Третій етап
(підготовка до захисту)

Підготовка до захисту включає в себе:

• Верстка макету автореферату. Відредагований і узгоджений з вченим секретарем текст автореферату в електронній формі подається (надсилається електронною поштою) технічному секретарю для верстки макету автореферату. У разі самостійної верстки здобувачем макету автореферату він надається технічному секретарю для перевірки.
• Макет автореферату у роздрукованому вигляді подається вченому секретарю ради, який після узгодження підписує його на звороті титульної сторінки.
• Макет автореферат за підписом вченого секретаря на звороті титульної сторінки подається до друку у будь–яку друкарню (видавництво). Автореферат друкується накладом не менше 150 примірників форматом 60х90/16.
• Автореферат із зазначенням адреси, дати і часу захисту розсилають не пізніше ніж за місяць до захисту за переліком (списком) установ і організацій, до яких обов’язково надсилаються автореферати дисертацій, затвердженим МОН в установленому порядку, і за додатковим списком, затвердженим радою, який включає ради, наукові установи, вищі навчальні заклади за профілем дисертації та відомих фахівців у даній галузі науки. Перелік (список) розсилання автореферату підписує вчений секретар спеціалізованої вченої ради.

УВАГА! Виправлення недоліків в авторефераті після його розсилання заборонено.

• Після розсилання автореферату технічному або вченому секретарю подається 1 примірник переліку (списку) розсилання автореферату з відміткою (відбитком календарного штемпелю) відділення зв’язку.
• Одночасно із розсилкою автореферату членам спеціалізованої вченої ради надсилаються персональні листи-повідомлення про захист дисертації за підписом голови вченої ради.
• У максимально стислі строки після розсилання автореферата готуються і надсилаються (вручаються) офіційним опонентам листи–повідомлення про призначення офіційним опонентом за підписом голови спеціалізованої вченої ради, до кожного з яких додається по одному примірнику дисертації і автореферату.
• Від офіційних опонентів потрібно отримати дані, на підставі яких слід підготувати Відомості про офіційних опонентів (додаток 10 до Положення про спеціалізовану вчену раду), а також ідентифікаційний номер (бажано копію довідки про присвоєння ідентифікаційного коду). У рядку 7 Відомості про офіційних опонентів вказуються 2–3 монографії та/або статті офіційних опонентів за спеціальністю (профілем) дисертації здобувача, бажано, не пізніше як за останніх 3 роки. При цьому у зазначені Відомості не слід включати дисертацію та автореферат дисертації офіційного опонента. Інформацію про ідентифікаційні номери (копії довідок про присвоєння ідентифікаційного номеру) офіційних опонентів слід надати до бухгалтерії ІА НАН України не пізніше як за 10 календарних днів до дати захисту дисертації.
• Сприяння спеціалізованій вченій раді в підготовці проекту висновку ради про дисертацію (для докторської; для кандидатської). Проект Висновку спеціалізованої вченої ради слід надіслати електронною поштою ученому секретарю не пізніше, ніж через 7 днів після розсилки автореферата.

Сприяння в підготовці офіційними опонентами відгуків на дисертацію.

• Сприяння в отриманні відгуків на автореферат від провідних науковців і практиків, що спеціалізуються на тематиці дисертації. Таких відгуків повинно бути близько 6 (шести) для автореферату кандидатської та 10 (десяти) для автореферату докторської дисертації. Відгуки мають бути від докторів, кандидатів наук.
• Підготовка бюлетенів для голосування.
• Підготовка шаблону протоколів лічильної комісії.
• Підготовка сценарію засідання спеціалізованої вченої ради (для докторської, для кандидатської ). Проект сценарія необхіднонадіслати ученому секретарю електронною поштою не пізніше, ніж через 7 днів після розсилки автореферата, за винятком частини, де зачитуються зауваження до автореферата. Частина сценарію з зауваженнями до автореферата надсилається вченому секретарю не пізніше, ніш за 2 дні до захисту окремим файлом за формою, як у зразку сценарія.
• Оплата послуг із захисту. Рахунок на оплату цих послуг необхідно взяти в бухгалтерії Інституту.
• Вирішення всіх організаційних питань.

Якщо з об'єктивних причин засідання ради у призначений день не може відбутися, то рада має право призначити нову дату захисту дисертації, але не раніше ніж через місяць після опублікування повідомлення, поінформувавши про це МОН України, установи та організації, яким було розіслано автореферат.

Четвертий етап
(захист)

Виплата офіційним опонентам здійснюється в день захисту.

П’ятий етап
(підготовка атестаційних справ здобувача)